Política de tratamiento de datos personales

CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES

ORPADAVA SAS. con el objeto de observar y brindar cabal cumplimiento a las disposiciones legales en materia de tratamiento de datos personales prevista en la ley 1581/2012, reglamentada parcialmente por el Decreto 1377/ 2013, las cuales desarrollan el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas, en bases de Datos o archivos, así como los demás Derechos, libertades y garantías referidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, desarrolla el presente documento contentivo de la Política establecida por esta sociedad para el correcto resguardo de los Datos Personales de los usuarios, clientes, proveedores, Distribuidores y cualquier tercero que se vincule comercial y laboralmente.

MARCO LEGAL

El presente documento se fundamenta en: Constitución Política de Colombia; Ley 1266 de 2008; Ley 1581 de 2012; Decretos Reglamentarios 1727/2009, 2952/2010 y 1377/2013; y sentencias de la Corte Constitucional C–1011 de 2008, y C-748 del 2011.

FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales que ORPADAVA SAS S recolecte, almacene, use, circule, suprima, procese y compile serán utilizados para las siguientes finalidades: Ofrecer productos y servicios; informar sobre campañas comerciales, promociones y beneficios; enviar publicidad; consultar en centrales de riesgo con fines comerciales y servicios de crédito; consultar hábitos de consumo y aficiones para posteriores ofertas; contactarlo para realizar estudios de mercado y encuestas de satisfacción; gestionar y tramitar peticiones, quejas, reclamos y sugerencias; compartirlo con empresas aliadas y asociadas para los mismos fines

DEFINICIONES

Se establecen las siguientes definiciones como marco de la política de tratamiento de datos personales, en aras de dar una aplicación idónea al entorno regulatorio, acogiendo los criterios de interpretación establecidos en las mismas normas:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ORPADAVA SAS aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

Acceso y circulación restringida: Se garantiza que será limitado el acceso a la información a los datos dependiendo de la naturaleza de los mismos.

Confidencialidad: Se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza de los mismos. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.

Finalidad: la finalidad corresponde a la debida prestación del servicio del usuario y la defensa de sus intereses.

Legalidad: fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012.

Libertad: ORPADAVA SAS garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.

Seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por ORPADAVA SAS será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado..

Transparencia: ORPADAVA SAS garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratada conforme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Veracidad o Calidad: información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas provistas por la ley.

Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de ORPADAVA SAS será de medio y no de resultado.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de la asistencia médica prestada. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de base de datos, deberán suscribir un documento adicional u otro sí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales que la empresa ORPADAVA SAS realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.

Principio de legalidad: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

Principio de libertad: ORPADAVA SAS., puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que, si bien no estén contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas y para la investigación). En los demás casos, ORPADAVA SAS, deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.

Principio de seguridad: ORPADAVA SAS como responsable y/o encargado del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de transparencia: ORPADAVA SAS. garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen y que estén almacenados en sus bases de datos, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Principio de veracidad o calidad: ORPADAVA SAS., garantiza que la información contenida en las bases de datos diferentes a los provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.

La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos, es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad ORPADAVA SAS frente a su calidad.

CAPITULO II. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DATOS PÚBLICOS

ORPADAVA SAS., advierte que trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos, documentos públicos, resoluciones administrativas, sentencias judiciales ejecutoriadas no sometidas a reserva legal. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia.

DATOS SENSIBLES

ORPADAVA SAS restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable para la prestación oportuna y eficaz del servicio jurídico, así mismo, solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento para efecto diferentes a la prestación del servicio.

TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para atender el asunto.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.

La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.

De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de niños, niñas y adolescentes deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de niños, niñas y adolescentes deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.

CAPITULO III DEBERES DE ORPADAVA SAS – EN RELACIÒN AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

ORPADAVA SAS en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales deberá cumplir los siguientes deberes:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data;
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado, y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
Tramitar las consultas y reclamos formulados.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos;
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presente violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

CAPITULO IV. DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en la normatividad aplicable.
Ser informado por el Responsable o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Acceder, en forma gratuita, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento

V. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS

Dadas las circunstancias y por la naturaleza de las relaciones que un titular de datos personales tenga con ORPADAVA SAS, su información podría ser transferida a terceros, entendiéndose con la aceptación de la presente política, que el titular de los datos personales autoriza expresamente para transferir la información a terceros que guarden vinculación o asociación directa con el Responsable del Tratamiento y para fines similares.

Presentado el caso de la transferencia a terceros, ORPADAVA SAS, tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se obliguen a observar esta política, y a dar a esta información únicamente la utilización propia de la relación del titular con ORPADAVA SAS, y sólo por el término de duración de la misma, sin que puede ser usada para propósitos diferentes.

VI. AUTORIZACIÓN

ORPADAVA SAS, se limitará, en la recolección de los datos personales, a aquellos que sean pertinentes y adecuados para los fines propios de la relación que hay entre ésta y el titular de los datos personales. No se incluyen datos sensibles.

Otorgamiento de autorización: La autorización otorgada por el titular de los datos personales, puede constar por cualquier medio de prueba aceptado, ya sea físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web, y en cualquier otro formato que garantice su posterior consulta y de los cuales se pueda concluir de forma inequívoca la autorización del titular. Para los fines pertinentes la aceptación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales supone la plena autorización que otorga el usuario a ORPADAVA SAS, para el manejo de los datos;

VII. ACCESO A LA INFORMACIÓN

ORPADAVA SAS garantiza el derecho al acceso de la información por parte de los titulares de la misma, una vez acrediten tal calidad, poniendo a disposición de los mismos los datos personales, sin que por ello deban incurrir en erogación alguna.

CONSULTAS

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos ORPADAVA SAS deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la persona o la dependencia que se haya designado para desempeñar tales funciones, quien le dará el trámite establecido.

VIII. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
A los terceros autorizados por el titular o por la ley

IX. SUPRESIÓN DE DATOS

El titular podrá, en cualquier momento, solicitar a ORPADAVA SAS, la supresión de sus datos personales, cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

La supresión de la información personal podrá ser total o parcial, de acuerdo con lo solicitado por el titular, en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ORPADAVA SAS. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

X. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para tal fin ORPADAVA SAS deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento. La revocatoria puede darse sobre la totalidad de las finalidades consentidas

XI. GARANTÍAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En cumplimiento del principio de seguridad concebido en el marco normativo, ORPADAVA SAS como responsable del Tratamiento de los datos personales establecerá las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias y suficientes para ofrecer seguridad a la información, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

XII. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:
Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.

XIII. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ORPADAVA SAS actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales; esta podrá designar, si lo considera necesario, al Encargado del Tratamiento, quien tiene la obligación de tramitar los requerimientos de los titulares.

ORPADAVA SAS podrá designar, igualmente, al Oficial de Cumplimiento o la dependencia que considere oportuna para desempeñar tales funciones, para recibir, procesar y canalizar las distintas solicitudes que se reciban y hacerlas llegar a la respectiva área encargada del tratamiento, cumpliendo con la protección de los datos y dando trámite a las solicitudes en los términos establecidos por la normatividad aplicable.

En el evento de considerar que ORPADAVA SAS está dando un uso contrario al autorizado al establecido legalmente, puede contactarnos a través de comunicación motivada a la siguiente dirección: Calle 94 A 13 11 oficina 301 en la ciudad de Bogotá – Colombia; o al correo electrónico: _____. Teléfonos: __ Canales de contacto en la Página web

XIV. VIGENCIA

Las presentes políticas de tratamiento rigen a partir de su publicación y por un período indefinido.

XV. CONFIDENCIALIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ORPADAVA SAS, dando cumplimiento al artículo 4º, inciso “h”, de la Ley estatutaria 1581/2012, se obliga a guardar absoluta reserva, inclusive luego de finalizada toda vinculación, en los términos de ley, respecto los datos personales aportados por terceros, y a usarlos exclusivamente para los fines autorizados por estos.

En virtud de ello, los datos aportados serán usados exclusivamente para brindar información sobre ofertas, promociones, cortesías, descuentos, beneficios, encuestas, campañas de fidelización, invitaciones a eventos, rifas, actividades variadas de índole social, cultural y recreacional, vinculadas ORPADAVA SAS.

Se advierte que el manejo de los datos personales se hará conforme la Política de Tratamiento de datos Personales de ORPADAVA SAS y para los fines exclusivos antes señalados. Esta Política de Tratamiento de Datos reposa en la página web

Finalmente, ORPADAVA SAS. se compromete a no divulgar información personal aportada por los titulares y darle el carácter de confidencial.

Adicionalmente, declaramos que los mecanismos a través de los cuales hacemos uso de los datos personales son seguros y confidenciales, impidiendo el acceso indeseado por parte de terceras personas y asegurando la confidencialidad de los mismos, respaldado por procedimientos encaminados al efectivo cumplimiento de los derechos consagrados a favor de los titulares, como son: *Conocer, actualizar y rectificar los datos personales; *Revocar la presente autorización y/o solicitar la supresión de los datos; *Acceder en forma gratuita a sus datos personales; *Presentar quejas y reclamos acerca de la manera en la cual se lleva el tratamiento de sus datos. Estas políticas pueden ser consultadas en nuestra página web, antes señalada